Notificare privind confidențialitatea pentru angajați

Notificare privind datele cu caracter personal

Această notificare furnizează informații despre prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de VOLVO.

Compania care v-a angajat („VOLVO”) este operatorul datelor cu caracter personal pe care le obține VOLVO de la dumneavoastră și din celelalte surse descrise mai jos. Termenul operator înseamnă că VOLVO decide scopul și mijloacele pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. VOLVO răspunde de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu legile și reglementările aplicabile privind protecția datelor. Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de VOLVO este necesară din cauza angajării la VOLVO. Dacă aveți întrebări privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, contactați responsabilul pentru protecția datelor de la VOLVO.

 

VOLVO poate prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal. Vă rugăm să rețineți că nu este obligatoriu ca Volvo să prelucreze toate datele cu caracter personal menționate mai jos. Exemplele menționate pentru fiecare categorie în parte nu au caracter exhaustiv.

 

Date individuale, precum numele, data nașterii, numărul de asigurare socială (sau echivalentul acestuia), sexul, naționalitatea, limba preferată de utilizare, starea civilă, fotografia

Date despre organizație, cum ar fi codul angajatului, descrierea postului, poziția, locul de muncă, unitatea de activitate, departamentul, managerul, subordonații direcți

Date de contact, cum ar fi adresa de lucru, adresa de domiciliu, adresa de e-mail, numărul de telefon

Date privind compensațiile și beneficiile, cum ar fi salariul, recalcularea salarială, deducerile fiscale, informațiile despre pensii, detaliile despre contul bancar

Date privind gestionarea angajării, cum ar fi contractul de muncă și alte contracte încheiate între dumneavoastră și VOLVO, aplicațiile sau alte formulare privind, de exemplu, concediul de creștere a copilului, informațiile despre data angajării și data de încetare a contractului de muncă

Date legate de programul de lucru, cum ar fi orele de lucru, timpul de lucru, concediul de odihnă, absențele motivate (concediul de creștere a copilului, concediul medical etc.)

Date privind apartenența sindicală, dacă sunt aplicabile și relevante

Date de securitate, cum ar fi cardurile de acces, drepturile de acces și utilizarea cardurilor de acces și a drepturilor de acces

Date privind starea de sănătate și date de protecția muncii, cum ar fi informații despre concediul medical, planurile de recuperare, incidentele legate de muncă, examinările medicale

Date de fabricare/reparare/service, precum urmărirea și monitorizarea activităților desfășurate de dumneavoastră în legătură cu fabricarea, întreținerea, repararea sau service-ul pentru vehicule

Date de performanță și evaluare, cum ar fi evaluările și sancțiunile disciplinare, dacă este cazul

Date de competență, cum ar fi sesiunile de formare și activitățile de instruire

Date de gestionare a deplasărilor, cum ar fi informații despre călătorii de afaceri, detalii de rezervare, numărul pașaportului, numărul cardului de credit al companiei, facturile și diurnele de călătorie

Date privind biroul de asistență, cum ar fi întrebări din partea dumneavoastră/managerului/personalului de resurse umane cu referire la angajarea dumneavoastră sau la dispozitivele IT sau la sprijinul care vi se acordă în legătură cu aceste aspecte

Date IT, cum ar fi ID-ul de utilizator, parolele, detaliile de conectare, precum și date și jurnale despre utilizarea de către dumneavoastră a dispozitivelor IT, a aplicațiilor sau a serviciilor IT ale companiei VOLVO, conform politicilor IT ale VOLVO, după cum se aplică uneori

 

Se precizează în mod special că apartenența la sindicate și unele aspecte ale datelor privind starea de sănătate și protecția muncii sunt considerate date sensibile, în conformitate cu legile aplicabile privind protecția datelor, și trebuie tratate cu o atenție deosebită. Se precizează în mod special că datele sensibile trebuie prelucrate doar în cazul unei obligații legale, autorizate prin contractul colectiv de muncă și/sau prin consimțământul explicit.

 

Rețineți, de asemenea, că anumite date generate de vehicule (de exemplu, numărul vehiculului/șasiului, semnale etc.) sunt generate automat atunci când utilizați un produs deținut de Volvo, de exemplu, un autocamion. În orice caz, VOLVO nu utilizează astfel de date, cu excepția cazului în care utilizarea lor este legată de activitățile de testare, de rezolvare a problemelor legate de calitate sau de dezvoltare a produselor. Rețineți că această secțiune nu se referă la mașinile companiei.

 

De asemenea, VOLVO poate procesa o cantitate limitată de date cu caracter personal (numele și datele de contact) ale persoanelor indicate de dumneavoastră ca fiind persoane care trebuie contactate de VOLVO în caz de urgență. În unele țări, datele rudelor celor mai apropiate pot fi, de asemenea, prelucrate în anumite scopuri legate de beneficiile și/sau reglementările legislației muncii.

Volvo va procesa datele dumneavoastră cu caracter personal pe următoarele temeiuri legale, așadar, consultați și detaliile de mai jos.

 

Obligație legală. De exemplu, VOLVO poate fi obligată prin lege să raporteze veniturile dumneavoastră către autoritatea fiscală competentă.

 

Obligație contractuală. De exemplu, VOLVO trebuie să vă prelucreze datele cu caracter personal pentru a vă putea plăti salariul stabilit prin contract.

 

Interesul legitim. Interesul legitim al VOLVO este, în mod normal, acela de a-și gestiona operațiunile zilnice, de a-și securiza locațiile și echipamentele și de a menține controlul intern. Pentru a-și baza prelucrarea datelor cu caracter personal pe interesul legitim, VOLVO face o evaluare de la caz la caz. De exemplu, VOLVO trebuie să prelucreze anumite date cu caracter personal pentru a permite gestionarea deplasărilor dumneavoastră de afaceri în cazul în care interesul legitim al VOLVO este de a-și gestiona operațiunile zilnice; sau VOLVO trebuie să prelucreze anumite date cu caracter personal pentru a examina starea dispozitivelor IT în cazul în care interesul legitim al VOLVO este de a-și securiza echipamentele IT.

 

În cazuri excepționale și numai atunci când nu se poate aplica alt motiv juridic, VOLVO vă poate solicita consimțământul explicit de a vă prelucra datele cu caracter personal.

 

VOLVO va prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, așa cum s-a arătat mai sus, în scopurile generale menționate în cele ce urmează. Vă rugăm să rețineți că exemplele menționate pentru fiecare scop în parte nu au caracter exhaustiv.

 

Administrare (în mod normal, bazată pe obligații contractuale și/sau pe interese legitime)

 

Facilitarea înregistrării dumneavoastră în sistemele VOLVO și administrarea generală a situației dumneavoastră de angajat VOLVO

 

Facilitarea utilizării adecvate a licențelor

 

Facilitarea menținerii unui grafic organizațional actualizat și a evidenței angajaților, inclusiv elaborarea de rapoarte și statistici interne

 

Facilitarea plății salariilor, a pensiei și a altor beneficii care vă revin, dar și a recalculării salariale, inclusiv elaborarea de rapoarte și statistici interne

 

Facilitarea monitorizării proiectelor

 

Raportare (în mod normal, bazată pe obligații legale și/sau pe interese legitime)

 

Facilitarea raportării către autorități, conform legii, cum ar fi în cazul administrației fiscale

 

Facilitarea monitorizării programului de lucru/absențelor motivate/concediilor de odihnă, atât pentru plată, cât și pentru facturare

 

Reglementări de legislația muncii (în mod normal, bazate pe obligații legale)

 

Facilitarea îndeplinirii obligațiilor VOLVO conform acordurilor colective de muncă cu sindicatele sau în conformitate cu legislația muncii

 

Siguranța mediului de lucru și a produselor (în mod normal, bazată pe obligații legale și/sau pe interese legitime)

 

Facilitarea îndeplinirii obligațiilor VOLVO de a asigura un mediu de lucru sigur (inclusiv prin controlul și prevenirea accesului neautorizat în sediile sau la echipamentele VOLVO) și a altor obligații privind mediul de lucru, astfel cum sunt stabilite de mediul de lucru sau de legislația muncii

 

Facilitarea îndeplinirii obligațiilor VOLVO referitoare la siguranța și calitatea produselor

 

Dezvoltarea angajaților (în mod normal, bazată pe obligații legale și/sau contractuale și/sau pe interese legitime)

 

Facilitarea activităților care permit dezvoltarea/îmbunătățirea competențelor, precum și evaluările de performanță

 

Facilitarea și sugerarea de activități de învățare și instruire

 

Activități legate de prestația angajaților (în mod normal, bazată pe obligații legale și/sau contractuale și/sau pe interese legitime)

 

Facilitarea performanței în privința sarcinilor dumneavoastră de lucru, cum ar fi trimiterea de e-mailuri, elaborarea de documente, rapoarte, prezentări, schițe etc.

 

Facilitarea deplasărilor în interes de afaceri

 

Facilitarea găsirii răspunsului la întrebări din partea dumneavoastră/managerului/personalului dumneavoastră privitor la contractul dumneavoastră de angajare sau la dispozitivele/serviciile IT sau la furnizarea asistenței necesare pentru îndeplinirea sarcinilor dumneavoastră de lucru

 

Facilitarea monitorizării politicilor VOLVO, inclusiv a Codului de conduită Volvo Group și a politicilor IT ale VOLVO, aplicabile din când în când, pentru a se asigura că aceste politici sunt respectate și pentru a investiga activitățile suspecte interzise

 

Cercetare și dezvoltare și soluționarea problemelor de calitate (în mod normal, bazate pe un interes legitim)

 

Facilitarea activităților de cercetare și dezvoltare referitoare la produsele Volvo (de exemplu, autocamioane), care implică utilizarea datelor vehiculului generate atunci când ați folosit un produs deținut de Volvo (consultați observațiile de mai sus)

 

Facilitarea soluționării problemelor de calitate referitoare la produsele Volvo (de exemplu, autocamioane), care implică utilizarea datelor vehiculului generate atunci când ați folosit un produs deținut de Volvo (consultați observațiile de mai sus)

VOLVO va obține în principal datele cu caracter personal chiar de la dumneavoastră, de la managerul dumneavoastră sau de la departamentul de resurse umane sau de la o altă terță parte către care ne-ați direcționat pentru colectarea datelor cu caracter personal. Unele date cu caracter personal ar putea fi, de asemenea, generate automat din sistemul informatic al VOLVO sau dintr-un sistem echivalent, de exemplu, atunci când vă creați ID-ul de utilizator în sistemele VOLVO.

În mod normal, VOLVO nu va distribui datele dumneavoastră cu caracter personal față de nimeni din afara Volvo Group, cu excepția cazului în care acest lucru este impus prin lege, printr-o reglementare sau un acord de negociere colectivă. În orice caz, Volvo poate, în cazul în care este necesar pentru a îndeplini scopul prelucrării datelor cu caracter personal, să transmită datele dumneavoastră cu caracter personal către o altă companie din cadrul Volvo Group, inclusiv către o companie din afara UE/SEE. De asemenea, Volvo poate, în cazul în care este necesar pentru a îndeplini scopul prelucrării datelor cu caracter personal, să transmită datele dumneavoastră cu caracter personal către furnizori terți, inclusiv către furnizori din afara UE/SEE. În toate situațiile, VOLVO va depune toate eforturile necesare pentru a se asigura că sunt implementate măsuri adecvate care să ofere un nivel corespunzător de protecție a datelor dumneavoastră cu caracter personal, conform prevederilor legale aplicabile privind protecția datelor. De exemplu, acest lucru poate include utilizarea unor acorduri intercomunitare sau de prelucrare externă a datelor bazate pe clauzele contractuale standard aprobate de UE sau de EU-US Privacy Shield sau pe alte mecanisme care au fost recunoscute sau aprobate din timp în timp de către autoritățile competente. Dacă aveți întrebări privind transferul, contactați responsabilul pentru protecția datelor de la VOLVO.

În mod normal, VOLVO va păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pe toată durata angajării în cadrul companiei. După încheierea contractului de muncă, VOLVO va păstra numai datele cu caracter personal considerate necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și numai până în momentul în care acest scop a fost îndeplinit sau, ulterior, pentru perioada de timp necesară îndeplinirii obligațiilor legale locale, fiscale sau de compensare sau pentru a îndeplini orice cerințe legale în cazul unei dispute sau revendicări reale, percepute ca amenințare sau anticipate.

Aveți dreptul de a solicita accesarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Aveți dreptul de a solicita către VOLVO modificarea sau eliminarea datelor dumneavoastră cu caracter personal ori restricționarea prelucrării acestora. De asemenea, puteți să obiectați împotriva procesării de către VOLVO a datelor dumneavoastră cu caracter personal sau să solicitați portabilitatea datelor. Totuși, rețineți că VOLVO poate să nu aibă întotdeauna obligația de a se conforma unei solicitări de ștergere, restricționare, obiecție sau portabilitate a datelor. Se va efectua o evaluare de la caz la caz a obligațiilor legale ale VOLVO și a excepțiilor de la aceste drepturi.

Mai multe informații despre drepturile persoanelor vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal